Plugin per Microsoft Outlook 2010

Da Voismart Knowledge Base.

Introduzione

Il plugin di Voismart per Microsoft Outlook 2010 permette all'utente una completa integrazione con i servizi offerti da VoiSmart Pbx.In Outlook verrà aggiunta la barra multifunzione di Voismart (Fig.1) da cui si potrà accedere a tutti i servizi.


Fig.1


Le principali funzionalità del plugin sono :


  • Clicca e chiama. E' possibile chiamare un contatto cliccando semplicemente su uno dei numeri associati, inoltre è possibile chiamare un numero selezionato nel testo di una mail.
  • Notifiche chiamate in arrivo. Apertura automatica della scheda contatto che sta chiamando, nel caso in cui il numero della chiamata in arrivo non appartiene a nessun contatto è possibile creare un nuovo contatto con tale numero.
  • Registrazione chiamata. E' possibile registrare una conversazione direttamente da Outlook ed accedere alla lista della registrazioni effettuate.
  • Annotazioni automatiche sul Diario di Outlook dello storico chiamate con relative informazioni.
  • Sincronizzazione contatti tra Outlook e VoiSmart PBX. Questa funzionalità permette di tenere sempre aggiornate e sincronizzate le rubriche del VoiSmart PBX con la lista Contatti di Outlook.
  • Sincronizzazione Agenda Conferenze PBX con Calendario Appuntamenti di Outlook. Le conferenze create nel voismart PBX sono segnalate come appuntamenti sul calendario di Outlook con tutte le relative informazioni.
  • Creazione conferenze. E' possibile creare una conferenza direttamete da Outlook con pochi semplici passaggi.
  • Invio FAX. Inviare un FAX ad un contatto cliccando sul numero desiderato oppure tramite l'invio di una mail, è possibile inoltre accedere alla reportistica dei FAX inviati, ricevuti e in coda.
  • Invio SMS. E' possibile inviare un SMS ad un contatto cliccando sul numero desiderato ed accedere alla lista degli SMS inviati e ricevuti.
  • Gestione Advanced Mobility. E' possibile gestire direttamente da Outlook tutte le funzionailtà offerte dal servizio di Advanced Mobility.
  • Gestione Impostazioni Personali PBX. L'utente può impostare le proprie preferenze direttamente da Outlook.

Installazione

Prerequisiti :


Sul pc devovo essere installati i seguenti componenti :

  • .Net Framework 3.5 sp1.


  • VSTO 2010 Runtime .


  • Microsoft Office 2010 Primary Interop Assemblies


  • Nell'installazione di Microsoft Outlook 2010 deve essere stata installata l'opzione Supporto programmabilità .NET. In alcune distribuzioni del pacchetto Office questa opzione è installata di default, in altre è possibile attivarla successivamente.


Procedura installazione:

1) Verificare che sia installata l'opzione Supporto programmabilità .NET per Microsoft Outlook


  • Accedere al menu "Pannello di controllo -> Installazione applicazioni"
  • Selezionare Microsoft Office 2010 e premere sul pulsante "Cambia".
  • Selezionare "Aggiungi/Rimuovi caratteristiche" e premere il pulsante "Continua".
  • Selezionare "Microsoft Office Outlook"" e aprire il menu a tendina premendo sul "+"
  • Verificare che sia installata l'opzione Supporto programmabilità .NET(Fig2).
  • Se non è installata (in tal caso ci sarà una "x" rossa sul pulsante associato),premere sul pulsante ed eseguire "Esecuzione da computer locale" per procedere con l'installazione.


Fig.2


2) Se il .Net Framework 3.5 sp1 è installato sul pc andare al passo 3 altrimenti è necessario scaricare e installare il framework.

http://download.microsoft.com/download/2/0/e/20e90413-712f-438c-988e-fdaa79a8ac3d/dotnetfx35.exe
  

3) Eseguire il file Setup.exe.

Se si ha una connessione ad internet attiva lanciando il file Setup.exe installa in automatico i prerequisiti (VSTO 2010 Runtime e Microsoft Office 2010 Primary Interop Assemblies) prima di installare il plugin.


In caso di problemi nell'installazione in automatico dei prerequisiti è possibile fare il download ai seguenti link:

  • Net framework 3.5 sp1:
    http://download.microsoft.com/download/2/0/e/20e90413-712f-438c-988e-fdaa79a8ac3d/dotnetfx35.exe
  • VSTO 2010 Runtime :
   VSTO 2010 Runtime per SO 32 bit
   VSTO 2010 Runtime per SO 64 bit
  • Microsoft Office 2010 Primary Interop Assemblies:
    Office 2010 PIA


4) Al termine dell'installazione avviare Microsoft Outlook e verificare che la barra multifunzione (Fig 1) sia visualizzata e pronta all'uso. A volte può capitare che anche se l'installazione è andata a buon fine il componente aggiuntivo risulti inattivo. Per attivarlo seguire questa procedura :

  • Da menu di Outlook fare "File-> Opzioni -> Componenti aggiuntivi" (Fig 3).
  • Nel caso in cui VoiSmartOutlook2010Addin sia tra i componenti inattivi premere sul tasto "Vai", si aprirà una nuova finestra (Fig).
  • Spuntare la voce VoiSmartOutlookAddin e premere il tasto "OK".
  • Riavviare Outlook.
Fig 3.

Configurazione

Per utilizzare tutte le funzionalità del plugin è necessario impostare i parametri di connessione con la centrale VoiSmart.


Out2010Configurazione.jpg


Parametri Utente :


Impostare i seguenti parametri:

  • IP : Indirizzo ip del PBX.
  • Port : 5042.
  • User : utilizzare il nome utente con il quale si è registrati sul PBX.
  • Password : utilizzare la password con la quale si è registrati sul PBX.

N.B tramite il pulsante "Test" nella finestra di configurazione è possibile verificare se i parametri impostati sono corretti.


Opzioni :


Chiamate:

  • Notifica chiamate in arrivo : selezionare questa opzione se si desidera ricevere notifiche delle chiamate in ingresso
  • Apertura automatica scheda contatto :selezionando questa opzione se il numero della chiamate in ingresso appartiene ad uno dei contatti si aprirà automaticamente la scheda del contatto.
  • Notifica chiamate di interni : selezionare questa opzione se si desidera la notifica delle chiamate in arrivo dagli interni del centralino.
  • Notifica chiamate su diario : selezionare questa opzione se si desidera notificare sul diario di outlook le chiamate ricevute e fatte.


Prefissi:

  • Prefisso chiamate esterne: impostare numero di prefisso per effettuare le chiamate esterne.
  • Prefisso chiamate internazionali: impostare il numero di prefisso per effettuare chiamate internazionali.


Mail to Fax :

  • Password : impostare la password per l'invio fax tramite email, questa deve coincidere con quella salvata nelle impostazioni personali del PBX alla sezione FAX.

Funzionalità

Clicca e Chiama


Con il plugin di VoiSmart basta un semplice click per chiamare un contatto o un numero all'interno di una mail.

Di seguito sono elencati i tanti modi per effettuare una chiamata :

  • Premere con il tasto destro sul contatto da chiamare e cliccare su uno dei numeri del menu "Chiama" (Fig 4 ).
  • Selezionare il contatto da chiamare e utilizzare il pulsante "Chiama" nella barra degli strumenti di VoiSmart (Fig 5).
  • Dalla scheda di un contatto, utilizzare il tasto "Chiama" nella barra multifunzione di Outlook. (Fig 6)
  • Selezionando un numero nel testo di una mail si aprirà un popup in cui verrà chiesto se chiamare quel numero.(Fig 7.)


Fig.4
Fig.5
Fig.6
Fig.7

Notifiche Chiamate


Con il plugin di VoiSmart è possibile ricevere notifiche sulle chiamate in arrivo:

1)Il numero della chiamata in arrivo appartiene ad uno dei contatti di outlook :

Si aprirà un popup come in figura , cliccando sul nome del contatto si aprirà la scheda del contatto stesso:

Fig.8

E' anche possibile impostare l'apertura automatica della scheda contatto ( vedi sezione Configurazione)

2) Il numero non appartiene a nessuno dei contatti di Outlook :

E' possibile salvare velocemente un nuovo contatto associato al numero della chiamata in ingresso (Fig.9)



Fig.9

Registrazione Chiamata


Diario di Outlook : storico chiamate e registrazioni


Sincronizzazione contatti


Sincronizzazione Agenda PBX - Calendario Conferenze

Creazione Conferenza


Invio e gestione Fax


Invio e gestione SMS


Gestione Advanced Mobilty


Gestione Impostazioni Personali


Integrazione con VoiSmartPhone

Dalla versione 2.0.0.0 sono state aggiunte funzionalità per una piena integrazione con VoiSmartPhone, che semplificano all'utente la comunicazione con i propri contatti in Outlook.


Per cui sarà possibile:

  • Effettuare una chiamata audio o video verso un contatto
  • Verificare la presenza online di un contatto
  • Iniziare una chat con un contatto
  • Modificare in automatico il proprio stato di presenza online in caso di appuntamento fissato sul calendario

Per utilizzare queste funzionalità l'utente deve utilizzare VoiSmartPhone come client sip e e client IM.

Analizziamo in dettaglio le diverse possibilità di interagire con i propri contatti.

Effettuare una chiamata audio o video

Utilizzando la funzionalità Clicca e Chiama del plugin ( vedi apposita sezione nella guida), le chiamate saranno effettuate utilizzando VoiSmartPhone in modalità audio.

Altra possibilità è aprire la scheda contatto e utilizzare il tasto chiama nella sezione VoiSmartPhone Communicator ( vedi Fig.10)


Fig.10


Per effettuare una video chiamata invece :

  • Premere tasto destro sul pulsante, selezionare la voce video chiama nel menu e scegliere quale numero chiamare. (Fig.11)
  • Aprire la scheda del contatto , nella sezione VoiSmartPhone Communicator utilizzare il pulsante video chiama e selezionare numero.


Fig.11

Verificare lo stato di presenza online e chattare con un contatto

Se un contatto in Outlook appartiene alla lista amici dell'utente su VoiSmartPhone sarà possibile vedere lo stato di presenza online del contatto stesso ed iniziare una sessione di chat.

Aprendo la scheda contatto nella sezione VoiSmartPhone Communicator è possibile verificare lo stato di presenza del contatto, ed iniziare una sessione di chat premendo l'apposito pulsante (vedi Fig. 12).


Fig.12


E' possibile utilizzare questa funzionalità premendo il tasto destro su uno dei contatti (vedi Fig.13), dal menu IM -> Inizia Chat, l'icona del menu IM rappresenta lo stato di presenza online del contatto, in particolare :

  • Online.png contatto online e disponibile
  • Busy.png contatto occupato, non disturbare
  • Away.png contatto fuori, non disponibile
  • Chat.png contatto libero per chat
  • Offline.png contatto offline


Fig.13


Modifica automatica proprio stato online

Nel caso in cui si fissa un appuntamento su Outlook, l'interazione tra Outlook e VoismartPhone permetterà di cambiare in automatico il proprio stato di presenza online comunicandola a tutti i contatti che appartengono alla lista amici, quindi ad esempio se un dato giorno l'utente ha fissato una riunione sul calendario di Outlook dalle 10.00 alle 12:00 , il client in automatico in tale fascia oraria cambierà lo stato di presenza in Occupato per poi ripristinarlo allo stato precedente dopo che la riunione è terminata.

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File SO Compatibili Versione Orchestra

PluginOutlook2010_IT_2.0.0.0


Windows 7 (32-64 bit)

Windows Vista (32-64 bit)

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File OS Orchestra version

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