4.3.1 Rubrica v5.4
Per accedere alla rubrica usare il menu funzioni/rubrica, oppure il pulsante sulla barra di sinistra. L'icona e le voci di menu sono visibili solamente se si hanno i diritti per l'accesso alla rubrica stessa.
Contattare l'amministratore se si desiderano maggiori informazioni.
La rubrica contiene i contatti, con l'anagrafica e vari numeri di telefono assaociati a un nome e cognome.
La rubrica è divisa in sezioni:
- Rubrica pubblica contiene i contatti visibili a tutti gli utenti del centralino.
- Rubrica personale contiene i contatti inseriti dall'utente e a lui solo visibili.
- Rubrica di gruppo contiene i contatti inseriti da utenti del gruppo specifico e sono visibili solo dagli appartenenti al gruppo.
- Rubrica secondaria è un rubrica pubblica aggiuntiva che risiede su un server LDAP esterno.
- Rubrica interni effettua la ricerca solo tra gli utenti e gli interni del centralino sul quale si è accede.
Tutte le sezioni hanno un'interfaccia e funzionalità simili, di seguito sono riportate le procedure comuni alle varie sezioni.
Indice |
Ricerca contatti
Per effettuare una ricerca tra i contatti sono disponibili diverse modalità:
- Ricerca per iniziale: cliccare su una iniziale (lettera) della lista a fianco del campo di ricerca; verrano mostrati i contatti il cui cognome o nome azienda inizia con la lettera cliccata.
- Ricerca per cognome o nome azienda: inserire una chiave di ricerca nel campo apposito; verrano mostrati i contatti il cui cognome o nome azienda inizia con la lettera cliccata.
- Ricerca per numero di telefono: inserendo un numero telefonico o parte di esso, verranno ritornati i contatti i cui numeri di telefono contengono quello inserito.
Per vedere tutti i contatti della rubrica, lasciare il campo ricerca in bianco e premere il tasto alla sua destra.
Se la ricerca ritorna più di 20 contatti, questi verranno visualizzati su diverse pagine, accessibili dal menu a tendina che apparirà in alto.
Vedere i dettagli del contatto:
Cliccando sul riquadro di un contatto si può alternare tra la visualizzazione compatta e la vista dei dettagli.
La modalità dettaglio mostra tutti i dati inseriti per il contatto, che nella visualizzaizone compatta non sono disponibili per motivi di spazio: anagrafica completa, note, numeri con relative deviazioni e altro.
Inserire un contatto
Per inserire un nuovo contatto, cliccare il link Aggiungi alla destra del campo di ricerca, si aprirà il modulo di inserimento dati.
Il link è visibile solamente se si hanno i diritti per l'accesso alla funzionalità.
I campi obbligatori sono indicati con un asterisco(*).
Per aggiungere un numero di telefono, cliccare sul link alla base del modulo.
Si possono inserire fino a 10 numeri per contatto, e assegnare loro un tipo scelto tra i seguenti:
- Ufficio
- Cell
- Fax Ufficio
- Casa
- Fax Casa
- Altro Telefono
- Altro Fax
- Interno (se al numero viene assegnato questo tipo, verrà composto omettendo il codice impegno linea)
Deviazione
A ogni numero di un contatto è possibile assegnare un numero di deviazione: ogni volta che dallo specifico numero del contatto arriverà una telefonata, questa verrà trasferita automaticamente al numero inserito nel campo Deviazione.
Short number
A ogni numero di un contatto è possibile assegnare un numero breve in modo da rendere più pratico chiamare numeri utilizzati di frequente.
Il numero breve deve essere compreso fra 300 e 399, e non deve essere già stato assegnato da nessun utente del centralino.
Per salvare i dati, premere il pulsante 'salva'.
Modifica contatto
Per modificare i contatti, cliccare sull'icona di modifica 
nel riquadro del contatto stesso. Il modulo della modifica contatto apparirà sullo schermo. Una volta effettuate le modifiche, premere il pulsante salva per memorizzarle.
L'icona è visibile solamente se si hanno i diritti per l'accesso alla funzionalità.
Cancella contatto
Per canecllare un contatto, cliccare sull'icona di cancellazione 
nel riquadro del contatto stesso. Dopo aver confermato la cancellazione il contatto verrà rimosso.
L'icona è visibile solamente se si hanno i diritti per l'accesso alla funzionalità.
Importa contatti
La rubrica può importare contatti da file CSV, con o senza header
Impostare le opzioni secondo il file che dovrà essere importato.
Verificare la correttezza del file prima dell'importazione. Per ottenere un file di esempio, esportare un file CSV dalla rubrica per vedere la struttura dei file che possono essere importati senza problemi.
Importante: I contatti del file CSV saranno importati nella rubrica selezionata nel momento in cui si è cliccato sul link dell'importazione. Es.: per importare contatti nella rubrica privata, prima visualizzare la sezione Rubrica Privata, e poi cliccare sul link per l'importazione.
Esportazione contatti
I contatti delle rubriche possono essere esportati in formato CSV, con o senza intestazione
Impostare le opzioni del file che dovrà essere generato secondo le proprie esigenze
Importante: I contatti del file CSV saranno esportati dalla rubrica selezionata nel momento in cui si è cliccato sul link dell'esportazione. Es.: per esportare contatti nella rubrica privata, prima visualizzare la sezione Rubrica Privata, e poi cliccare sul link per l'esportazione.
